Protokollfört vid SBF:s styrelsemöte

Plats: Scandic Väst Örebro
Datum: Söndag 17 november, 2024
Starttid: Kl. 12.45

Närvarande från styrelsen:
Martin Löfgren (MLÖ) Mia Breding (MBR) Zennica Hammar (ZHA)
Birgitta Lagnell (BLA) Carl Ragnarsson (CRA) Rune Veneke (RVE)

Närvarande suppleanter från styrelsen:
Ann-Charlotte Nilsson (ANI) Stina Lysebring (SLY)

Övriga närvarande:
Suzanne Lemborn (SLE), Verksamhetschef, SBF
Micke Melander (MME), Kansli, SBF
Mårten Gustawsson (MGU), Sakrevisor

Frånvarande från styrelsen:
Krister Ahlesved (KAH) Rickard Olsson (ROL)

Protokollet omfattar § 101 – § 124.

§101. Mötets öppnande

MLÖ förklarade mötet öppnat.

§102. Val av mötesordförande

Beslutades: Att välja MLÖ till mötesordförande.

§103. Val av sekreterare

Beslutades: Att välja SLE till sekreterare.

§104. Val av justeringsperson

Beslutades: Att utse MBR till justeringsperson.

§105. Fastställande av föredragningslistan

Beslutades: Att godkänna föreslagen föredragningslista.

§106. Per Capsulam-beslut

a) Protokoll från styrelsemötet 2024-09-24
Beslutades: Att lägga protokollet till handlingarna.

b) Prognos för verksamhetsår 24–25 presenterades på styrelsemötet i september.
Beslutades: Att fastställa den presenterade prognosen.

c) Bidrag till Danmarks Bridgeförbund angående VM 2025.
Danmarks Bridgeförbund (DBF) har hört av sig för att söka sponsormedel/stöd för att kunna arrangera VM (alla klasser utom juniorer) 2025 i Herning. Tidigare var trolig spelplats angiven som Macau, Kina. Styrelsen konstaterar att det är betydligt lägre reskostnader till Danmark, jämfört med andra länder, och något som borde uppmuntras.
Beslutades: Att MLÖ meddelar DBF att SBF har beslutat att bevilja ett arrangemangsstöd om 75 tkr, i det fall de blir arrangörer.

Beslutades: Att samtliga tre (3) Per Capsulam-beslut läggs till handlingarna.

§107. Åtgärdslistan

Åtgärdslistan gicks igenom och uppdaterades.

§108. Rapport MK

ZHA har avlämnat rapport från MK.

Verksamhetsstödsgruppen (VG)
Gruppen arbetar med planering av kommande tematräffar under 2025. Frågeformulär som delades ut under distriktsträffen kommer att ligga som bas för innehållet.

I-medlemskapets nuvarande kriterier diskuterades under distriktsträffen, och flera förslag lades fram som behöver undersökas närmare. VG kommer att arbeta vidare med underlaget.

Beslutades: Att följa de anvisningar som gavs under distriktsträffen, och redogöra för det på nästa styrelsemöte.

Synlighetsgruppen
Synlighetsgruppen delade (under distriktsträffhelgen) ut flertalet subventionerade ”paket” innehållande en (1) Roll-Up, och en (1) Beachflagga, till de distrikt som hittills beställt. Fler distrikt uppmuntras att passa på att beställa, då kostnaden är mindre än halva priset (700 kr). Syftet med subventioneringen är att få en spridning av materialet i hela landet, så det blir mer lättillgängligt för klubbar lokalt. Klubbar kan då på närmare håll låna/hyra dessa av distriktet vid tillfällen då de vill marknadsföra sig/synas, och därmed slippa dyra fraktkostnader.

Om några ”paket” fortfarande finns kvar efter SM-Lagfinalhelgen 2025, så är det fritt fram för de distrikt som önskar beställa fler paket, men då till en kostnad av 1 250 kr, vilket fortfarande är ca. halva priset. Först till kvarn gäller så länge det finns paket kvar. Distrikten får kontakta kansliet för beställningar.

Seniorkommittén
Under distriktsträffen framkom idéer om hur SBF bör uppvakta de pensionärsföreningar som idag anordnar bridgeaktiviteter, eller administrerar egna bridgeklubbar, för att uppmuntra en eventuell anslutning till SBF. Det är viktigt att undersöka vad dessa föreningar önskar, och har behov av, för att eventuellt kunna erbjuda ett attraktivt stöd till deras verksamhet.

Beslutades: Att Verksamhetsstödsgruppen (VG) kommer att leda en projektgrupp för hur ej anslutna pensionärsklubbar, kan uppmuntras att ansluta sig till SBF. Deltagare i projektgruppen utsågs under distriktsträffen; Tor-Björn Bohman, Ängelholms BS, Jessica Zachariasson, Arvika BS och Björn Westling, Borås BA.
 

§109. Rapport JK

SLY har avlämnat rapport från JK.

a) Projektet Juniorkampen har hittills startat i Ludvika, Kalmar och Trosa. Styrelsen följer projektet med stort intresse.
b) JSM-par är under planering, och SLY informerar om att det snart kommer att skickas ut en inbjudan till helgen 22–23 mars.
c) Rikslägret i Sandviken genomfördes under v. 44, och var i det stora hela ett mycket lyckat och uppskattat läger. SLY informerade dock styrelsen om några händelser under Rikslägret som föranlett JK att göra en anmälan till DN.
d) Nästa juniorläger kommer att genomföras under Kristihimmelsfärdshelgen. Plats är ännu ej bestämd, så tips och förslag om detta välkomnas.

§110. Rapport UtbK

KAH har avlämnat rapport från UtbK.

a) Minnesanteckningar i sin helhet från UtbK:s möten finns publicerade på hemsidan.
b) UtbK arbetar vidare med kortkurserna som beräknas kunna släppas under första kvartalet 2025. MLÖ har överlämnat materialet.
c) Fråga kring utbildningshelgen ställdes angående vad minimiantalet för anmälda till de olika aktiviteterna är för att det ska genomföras. TK informerar om att de kräver minst 20 anmälda, och Utbk minst 15 anmälda. Under distriktsträffen gjordes återkommande reklam för denna utbildningshelg, där delegaterna lovade att de skulle återkomma med minst 2 anmälningar från varje distrikt.

Beslutades: Att minst 15 anmälda är minimiantalet för att klubbfunktionärstutbildningen ska genomföras.

§111. Rapport FK

MLÖ har avlämnat rapport från FK.

a) Arbetet med planering av festivalen 2025 fortskrider enligt plan, och festivalsajten på hemsidan är nu uppdaterad och publicerad.
b) I samarbete med JK planeras att en ”Junior-koordinator” ska finnas på plats; dels för att administrera juniorerna rent bridgetävlingsmässigt (bland annat ”juniorkuponger” och partnerförmedling för juniorer), dels hålla ett öga på juniorboendet på Scandic Väst även under nattetid.
c) Regelverket för juniorboendet under festivalen behöver ses över och uppdateras. Ett förslag är även att rutinerna ändras, som kan betyda att reglerna för boendet först måste godkännas och skickas in, som krav för att ett rum ska kunna bokas.
d) Mötet diskuterade hur viktigt det är att hitta rätt personer till uppdraget, och som dessutom ska ha möjlighet att ställa upp som Juniorkoordinatorer under festivalveckan.

Beslutades: Att Juniorkoordinatorernas uppdrag ska diskuteras på nästa festivalmöte och genomföras i samarbete med JK.

§112. Rapport UK/Internationellt

MLÖ har avlämnat rapport från UK.

a) Junior-NM kommer att spelas i Danmark under påskhelgen, och NM för Open och Damer spelas på Island i början av juni 2025.
b) World Bridge Games (tidigare ”OS”) har spelats i Buenos Aires, där Sveriges damer vann ett silver.
c) Spelplats och tid för VM 2025 har föreslagits till 19–31 augusti i Herning, Danmark. Eftersom VM kommer att spelas i Danmark så innebär det att Sveriges damer kvalificerat sig till mästerskapet eftersom värdnationen Danmark får en ”automatplats”. Danmarks damer hade redan en plats då de placerade sig bland de åtta (8) främsta i EM. Den diskussion som tidigare fördes kring hur finansieringen av lag till VM eventuellt skulle hanteras om damlaget inte kvalificerade sig, har därmed avslutats. Principerna för finansiering enligt Riksstämmans beslut kan appliceras.
d) Det råder ännu osäkerhet om kommande spelplats för Junior-VM.

Beslutades: Att Open och Dam kommer att vara fullfinansierade till VM enligt Riksstämmans tidigare beslut om finansieringsprinciper.

§113. Rapport TK

CRA har avlämnat rapport från TK.
Minnesanteckningar i sin helhet från TK:s möten finns publicerade på hemsidan.

Under distriktsmötet kom förslag upp om att lansera Mixedpar Hcp30+ som en eventuell ny tävlingsform, då mixed på senare tid har ökat än mer i intresse. Förslaget är intressant, och bör undersökas närmare. Det finns även ytterligare tankar, om andra tävlingsformer, som MK diskuterat utifrån inkomna förslag från klubbarfunktionärer.

Beslutades: Att MK och TK påbörjar ett samarbete med syfte att eventuellt föreslå nya tävlingsformer.

§114. Rapport ITK

ROL har ej avlämnat rapport från ITK.

Generellt
Pga. sjukdom redovisade Johan Östling ITK:s strategi för framtiden (i stället för ROL), för distriktsdelegater och styrelse. Johan Östling arbetar som extern IT-konsult åt förbundet med bland annat Drupalprojektet på ITK:s uppdrag.

a) Just nu pågår arbete om att säkra förbundets hemsida, så ingen information eller data på något sätt skulle kunna försvinna eller skadas. Hemsidan använder just nu Drupal 7 som plattform.
b) Den 5/1 2025 slutar Drupal Community att underhålla Drupal 7, dvs inga nya säkerhetsuppdateringar kommer att släppas efter det. BIT framtidssäkras genom att säkra källkoden PHP 8, konvertera data till moderna teckentabeller, uppdatera server och programvara samt ”dockerisera” tjänsterna så den är enkel att installera om något händer.
c) Som fas två kommer hemsidan stegvis att ersättas genom att flytta ut avgränsade funktioner till andra plattformar, och öppna upp (Open data) möjligheten för andra att bygga applikationer.
d) Det pågår parallellt ett arbete om att undersöka, och värdera vilka plattformar som är bäst anpassade för de behov som de har att ersätta. Mer information om detta kommer då samtliga beslut som kommer att fattas ska hålla sig inom den budget som tilldelas.

Projekt Ruter2
Projektgruppen ”Ruter2” har för SBF:s styrelse, och delegater från distrikten som deltog i distriktsträffen lördagen den 16 november, presenterat det arbete som hittills genomförts i projektet. Projektgruppens slutsatser är att förorda att en avtalsprocess inleds med företaget Bridgetime Systems AB gällande deras beräkningsprogram Bridgetime Scores.
Projektgruppen kommer att sammanställa en rapport till SBF:s styrelsemöte i februari, som förutom det presenterade underlaget, även ska innehålla synpunkter från klubbfunktionärer, ett första utkast till avtal, samt ett finansieringsförslag.

Beslutades: Att ge projektgruppen ”Ruter2” mandat att gå vidare, enligt sitt framlagda förslag, till förhandlingar om ett avtal med Bridgetime Systems gällande beräkningsprogrammet Bridgetime Scores. Dock måste styrelsen informeras och ytterligare beslut fattas för att underteckna ett sådant avtal.

§115. Rapport LK

Ej inlämnad rapport. Ordförande, Fredrik Jarvik, meddelar att det inte finns något att rapportera.

§116. Rapport DN

DN:s ordförande, Åsa Andersson, har avlämnat rapport till styrelsen.

Ärenden:
1. Sedan föregående rapport har det inkommit ett nytt ärende som DN har besvarat.
2. De tre gamla ärendena från 2022 är nu under bearbetning!
3. Ärendet med de två motanmälningarna börjar närma sig sitt slut.
4. Övriga ärenden från förra rapporten är avklarade.

Övrigt:
1. DN håller även på att ta fram en rutinlista för hur ärenden skall beredas.
2. DN äskar om att förbundet prenumererar på en kommunikationsplattform, liknande Teams för DN:s räkning. Gratis-programmen har sina brister. Bland annat är tiden begränsad, samt att man inte kan starta ett nytt möte omgående.

SLE har noterat önskemålet om Teamsplattform för DN och kan ordna detta kostnadsfritt. SLE kontaktar Åsa Andersson. Beslut behöver inte fattas av styrelsen.

§117. Rapport Sakrevisor

Ingen rapport har inkommit, men MGU deltog på styrelsemötet. Inga påpekanden.

§118. Rapport Personal/Kansli

SLE har ej avlämnat rapport från Personal/kansli - då hon varit på semester sen förra mötet.

a) SLE rapporterar att det just nu pågår lönerevision enligt avtal för de anställda.
b) Samtliga anställningsavtal ses över så likvärdiga formuleringar används för att säkerställa tydligheten i villkoren. Mallar för resor/traktamenten/kostnadsutlägg behöver även uppdateras efter detta.

c) Medarbetar- och lönesamtal genomförs första veckan i december, och ett personalmöte har bokats 12–14 januari i Örebro.

§119. Medlemsstatistik

MME redogjorde för aktuell medlemsstatistik.

a) Det är en positiv utveckling i år då förbundet för första gången, sen pandemin bröt ut, kan notera fler betalande medlemmar än föregående år, dvs att det går uppåt i stället för den långsamma nedgång av antal medlemmar vi sett sen 2020. Just nu är det nu ca. 300 st. fler betalande medlemmar jämfört med ifjol, och en förväntan finns om att ytterligare ca. 100 medlemmar inkommer innan verksamhetsårets slut.
b) Det fortsätter att registreras in I-medlemmar, även om de (som beräknat) är färre än ifjol, med anledning av de nya reglerna. Det är dock fortsatt så att många klubbar väljer att inte rapportera sina kursdeltagare i tid, utan väntar tills de är klara med sin utbildning.

§120. Ekonomi

RVE och SLE har avlämnat rapport angående ekonomin för styrelsen.

a) Årsbokslutet och prognosen för innevarande verksamhetsår presenterades för distriktsdelegaterna under distriktsträffen.
b) Resultatrapporter till samtliga kostnadsställes-ansvariga för perioden 1 sep- 31 okt, kommer att skickas ut av SLE för sedvanlig kontroll innan jul. Senast i slutet av januari kommer rapporter att skickas ut för perioden 1 nov – 31 dec.
c) Förslag från SLE (inför nästa årsbokslut) är att ekonomifrågor som ska hanteras på styrelsemötet inför Riksstämman 2025, ska hanteras först i oktober, i stället för i septembermötet. Det innebär då att årsbokslutet är helt klart, och styrelsen inte behöver arbeta med budgetförslag utifrån ett preliminärt resultat.
d) Förslag diskuterades om att det kanske går att minimera antalet styrelsemöten per år till endast tre (3), och i stället genomföra ett s.k. ”arbetsmöte” i september, som endast har som syfte att förbereda verksamhetsberättelse/plan.

Beslutades: Att styrelsen funderar på mötestidplan och innehåll för kommande styrelsemöten, till nästa möte i februari.

§121. RF/SISU

MME har avlämnat rapport till styrelsen om förbundets deltagande i Riksidrottsforumet (RIF), som avhölls i Norrköping under helgen 8–10 november. Förbundet representerades av MME, SLE och Peter Ventura på plats. Idrottsförbunden uppvaktades med information om SBF, och bland annat delades det ut foldrar och ”prova-på-påsar”. Nu påbörjas skrivningen av den ansökan som ska skickas in till RIM senast 31 december.

§122. Övriga frågor

SLE föreslog att sakrevisorn skulle kunna vara den person som ansvarar för insamlande, och administration av förslag vad gäller val av nya ledamöter till Valberedningen. Till dessa val finns idag ingen som ansvarar för att samla in distrikten/klubbarnas förslag inför Riksstämman.

Beslutades: Att MGU undersöker om detta är ett uppdrag för en sakrevisor, samt om det i sådana fall måste fattas särskilda beslut kring tilldelningen av ett sådant ansvar.

§123. Nästa styrelsemöte

Beslutades: Att nästa styrelsemöte kommer att avhållas online via Teams, tisdagen den 18 februari kl. 18.30.

Beslutades: Att styrelsemötet 16-18 maj kommer att hållas fysiskt i Norrköping/Linköping.

§124. Mötets avslutande

MLÖ tackade för visat intresse och förklarade mötet avslutat söndagen den 17 nov. kl. 14.23.

Vid protokollet: Ordförande: Justeras:
Suzanne Lemborn Martin Löfgren Mia Breding